В якому стані архівні документи?Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфер життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, які пов'язані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.
У сучасних умовах суттєво зростає роль документаційно-інформаційного забезпечення управлінських процесів, документального підтвердження прав громадян на соціальний захист та забезпечення права фізичних і юридичних осіб на доступ до інформації.
Сучасний стан архівної справи в окремих установах та організаціях району викликає занепокоєння.
Ринкові відносини призвели до закриття та ліквідації ряду суб’єктів господарювання, різноманітних ВАТ, ЗАТ, ТзОВ, СВК та інших, що часто створює низку проблем громадянам, які тут працювали і згодом не можуть зібрати відповідних документів для оформлення пенсії або для інших потреб.
Так, в селищі Голобах колишній колгосп "Дружба" розпався на три самостійні сільськогосподарські товариства. Правонаступником став сільськогосподарський виробничий кооператив (далі – СВК) "Вікторія", який протягом останнього часу не здійснює виробничої діяльності. Архівні документи колгоспу "Дружба" не впорядковані, нікому не передані і належне збереження їх не забезпечене, відповідальної особи, яка б надавала відповідну інформацію для фізичних та юридичних осіб, не призначено.
Безвідповідальне ставлення керівників СВК до цього питання створило проблеми для колишніх працівників, які не можуть отримати відповідні довідки про підтвердження рівня заробітної плати за визначені періоди для оформлення пенсії.
Протягом більш, як 2-ох років (до весни 2013 р.) немало проблем спричинило людям закриття ТзОВ "Ковельське" в с. Мощеній. Знову – аналогічний випадок: керівники не можуть або не хочуть вирішити питання щодо передачі архівних документів, а люди не можуть отримати будь-якої довідки.
Немала роль в запобіганні виникненню такої ситуації належить органам місцевого самоврядування: від їх своєчасного втручання в ситуацію, що складається, залежить подальша доля архівних документів, а відповідно – й соціальний захист громадян.
Згідно з підпунктом 10 пункту "а" частини першої статті 38 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, віднесено до повноважень виконавчих органів сільських, селищних рад.
В статті 29 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" говориться: "Архівна установа сільської, селищної, міської ради здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду".
Потрібно сказати, що в основному питання передавання для зберігання архівних документів в районі вирішується позитивно. Керівники установ і організацій, які припинили свою діяльність, спільно з органами місцевого самоврядування виконують всі, передбачені законами процедури, щодо подальшого зберігання архівних документів.
Згідно з планом роботи архівного відділу райдержадміністрації протягом поточного року здійснено перевірки стану архівної справи в органах місцевого самоврядування та окремих установах району. Відрадно, що робота з питань архівної справи в цілому відповідає сучасним вимогам.
Варто зауважити однак, що під час перевірки встановлені окремі факти невідповідності в організації роботи з цього питання. Я не хочу зупинятись на конкретних сільських радах, але виявлені недоліки висвітлю для того, щоб інші їх не повторювали.
Основним з недоліків є неналежне забезпечення зберігання архівних документів. Нерідко зазначені документи зберігаються в непристосованих приміщеннях, а то й у приміщеннях, до яких доступ сторонніх осіб не обмежений.
В окремих випадках документи зберігаються «навалом», без будь- якої системи, в шафах, які не закриваються.
Інструкція з діловодства не відпрацьована або не погоджена з архівним відділом райдержадміністрації. В окремих сільських радах вона лише в електронному вигляді. Положення про організацію та ведення архівної справи не створене, відповідальна особа не призначена, не визначені її обов’язки.
Не створені експертні комісії для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі діяльності, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації для подальшого схвалення експертно-перевірною комісією державного архіву Волинської області.
Перевірка наявності та стану архівних документів не проводиться, відповідні акти не складені. Передача діловодства та архівних документів при зміні відповідальної особи документально не оформлюється.
Загальновідомо: для недопущення зазначених порушень не потрібно виділення коштів або інших матеріальних затрат, а лише сумлінне виконання своїх службових обов’язків.
Позитивний досвід з цього питання мають Старокошарівська та Поворська сільські ради. Організоване належне зберігання архівних документів в Уховецькій сільській раді, де для цього виділене окреме приміщення із заґратованими і заштореними вікнами, встановлені стелажі, частина документів зберігається в спеціальних коробках, доступ до яких обмежений.
Для забезпечення виконання вимог Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 р., № 232/5 "Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, Державного і комунального підприємства, установи та організації" та наказу державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року, № 183 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації" архівним відділом райдержадміністрації подані пропозиції та підготовлені зразки відповідних документів, які надіслані до селищних, сільських рад, установ і організацій.
Маю надію, що керівники органів місцевого самоврядування, організацій та установ у стислі терміни розглянуть зазначені пропозиції і забезпечать належну роботу з архівної справи.
Ярослав СУПРУНЮК,
начальник архівного відділу райдержадміністрації.
Залишити коментар